A partire dal 2025, il regime fiscale e contributivo dei rimborsi spese subirà significative modifiche in base a quanto disposto dal disegno di legge di Bilancio e dal decreto legislativo Irpef-Ires. Di seguito, una sintesi delle principali novità con i riferimenti normativi e i dettagli richiesti:
1. Riferimento normativo e ambito di applicazione
- Il riferimento è l’articolo 51, comma 5 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (Dpr 917/1986), che distingue tra trasferte fuori dal Comune della sede di lavoro e trasferte all’interno del Comune.
- La sede di lavoro è quella definita nel contratto di lavoro o altra documentazione all’atto dell’assunzione.
2. Limiti di esenzione per indennità forfettarie
- Per le trasferte fuori dal Comune, l’indennità forfettaria è esente da imposizione fiscale entro specifici limiti stabiliti dalla normativa. L’importo eccedente tali limiti sarà considerato imponibile.
- In alternativa, i rimborsi analitici delle spese di viaggio e trasporto sono integralmente esenti purché documentati in modo adeguato.
3. Novità sulla tracciabilità dei pagamenti
- L’esenzione fiscale sarà applicabile solo per le spese sostenute con strumenti di pagamento tracciabili, come:
- Carte di credito, bancomat, carte prepagate.
- Assegni bancari o circolari.
- App di pagamento digitale che identificano il mittente e il destinatario (ad es. tramite IBAN e numero di telefono).
- Sistemi di pagamento automatizzati come Telepass per pedaggi autostradali.
- Per i rimborsi esenti, potrebbe essere richiesto al dipendente di fornire estratti conto o ricevute comprovanti il pagamento.
4. Trasferte nel Comune: esenzione e modalità semplificate
- Per le trasferte all’interno del Comune, le spese di trasporto saranno esenti senza necessità di documentazione dettagliata del vettore. Il dipendente potrà comprovare le spese con modalità alternative.
- Questa novità potrebbe estendere la non imponibilità anche ai rimborsi chilometrici per trasferte comunali.
5. Autoservizi pubblici non di linea
- Rientrano nell’esenzione fiscale i rimborsi per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati tramite autoservizi pubblici non di linea (taxi o noleggio con conducente), a condizione che i pagamenti siano tracciabili.
6. Implicazioni pratiche
- Le aziende dovranno aggiornare le travel policy, adottando strumenti che garantiscano la tracciabilità dei pagamenti e definendo procedure per la documentazione delle spese.
- Sarebbe auspicabile un regime transitorio per consentire alle imprese di adeguarsi ai nuovi requisiti senza oneri immediati.
Queste modifiche, seppur volte a semplificare e chiarire alcuni aspetti normativi, richiedono un adattamento gestionale e organizzativo da parte dei datori di lavoro.
Francesco Lucà